Custo por quilômetro rodado: como formar o preço do frete

O custo por quilômetro rodado mostra quanto o caminhão precisa gerar para pagar sua operação antes de formar a margem da transportadora. Com uma planilha atualizada, fica mais fácil identificar fretes abaixo do custo real e negociar com um limite claro.

O que entra no custo por quilômetro rodado caminhão

O custo por quilômetro rodado caminhão é a soma dos gastos necessários para manter o veículo disponível e em operação, dividida pela quilometragem produtiva do período. Ele serve como base para a formação de preço de frete, mas não substitui a análise de cada rota, entrega e cliente.

O primeiro cuidado é separar o custo fixo e variável transportadora. Custos fixos existem mesmo se o caminhão rodar pouco. Custos variáveis crescem conforme a quilometragem, o tipo de operação e as condições da rota.

Para aprofundar: Planilha ou sistema de cotação.

Custos fixos do veículo

Inclua na conta mensal:

• Depreciação do caminhão e implementos.
• Remuneração do capital investido no veículo.
• Licenciamento e demais despesas anuais rateadas por mês.
• Seguro do casco, responsabilidade civil e coberturas contratadas.
• Salário do motorista, encargos, benefícios e provisões.
• Rastreamento, quando contratado por veículo.
• Financiamento, se os juros fizerem parte da decisão econômica da frota.

A depreciação não é o valor da parcela do financiamento. Ela representa a perda de valor do bem ao longo do tempo. Já a remuneração do capital considera que o dinheiro investido no caminhão poderia estar aplicado em outra atividade.

Custos variáveis do veículo

Os principais itens são:

• Combustível.
• Pneus, recapagens, consertos e alinhamento.
• Lubrificantes, filtros e fluidos.
• Manutenção preventiva e corretiva.
• Pedágios.
• Lavagens e despesas de viagem ligadas à rota.

O pedágio merece atenção. Ele varia por praça, eixo e rota, por isso não deve entrar como uma média genérica para toda a tabela. Registre-o por trajeto ou aplique-o diretamente na cotação.

Como calcular a quilometragem média mensal

A quilometragem muda completamente o resultado. Um caminhão com custo fixo elevado e pouca utilização terá custo por quilômetro maior, mesmo que consuma pouco combustível.

Use os registros de viagens, rastreamento, odômetro ou abastecimentos para levantar a quilometragem dos últimos meses. Separe quilômetros produtivos, de coleta, entrega, transferência e reposicionamento vazio.

A fórmula básica é:

quilometragem média mensal = total de quilômetros rodados no período ÷ número de meses

Para formar preço, não use apenas a quilometragem faturada. O caminhão roda para buscar carga, retornar à base, fazer coletas e atender ocorrências. Se esses quilômetros não entram na conta, o frete vendido parece rentável apenas no papel.

Exemplo de impacto da utilização

Considere um caminhão com custo fixo mensal de R$ 10.000.

O custo fixo não caiu. O que mudou foi o volume de quilômetros sobre o qual ele foi distribuído. Por isso, antes de reduzir uma tarifa para ganhar carga, verifique se a frota tem capacidade ociosa real e se a rota ajuda a diluir o custo fixo.

Revise essa média todo mês. Uma quebra, sazonalidade, veículo parado para manutenção ou redução de demanda pode tornar desatualizada uma planilha de custo de frete em pouco tempo.

Exemplo de cálculo para toco e truck

Os valores abaixo são hipotéticos e servem apenas para demonstrar o método. Cada transportadora deve preencher a planilha com os próprios custos, consumo, pneus, salários, seguros e rotas.

No toco, o custo fixo por km foi calculado assim: R$ 10.350 divididos por 8.000 km. No truck, R$ 12.550 divididos por 10.000 km.

O combustível do toco, no exemplo, parte de um consumo de 7 km por litro e diesel hipotético de R$ 6,00 por litro. A conta é R$ 6,00 divididos por 7, resultando em aproximadamente R$ 0,86 por km.

Não copie consumos de outra empresa. Peso transportado, relevo, trânsito urbano, treinamento do motorista, idade do veículo e manutenção alteram o resultado. O melhor dado é o histórico do seu próprio abastecimento vinculado à quilometragem.

O custo administrativo e do galpão também precisa entrar

Uma falha comum é calcular somente o caminhão. A operação também depende de comercial, financeiro, emissão de documentos, conferência, pátio, aluguel, energia, internet, sistemas, gestão e equipe de apoio.

Some as despesas administrativas e operacionais que não pertencem a um veículo específico. Depois, faça o rateio por quilômetro produtivo da frota ou por outro critério coerente com sua operação.

Para ver o custo ao lado do preço na hora de cotar, conheça o aviso de cotação abaixo do custo do Romaneo.

Exemplo: se a empresa tem R$ 12.000 mensais de despesas de estrutura e a frota roda 30.000 km produtivos no mês, o rateio é de R$ 0,40 por km. Nesse caso, o custo completo do toco do exemplo sobe de R$ 3,33 para R$ 3,73 por km.

O critério precisa ser consistente. Uma transportadora de carga fracionada pode dividir parte do galpão por volume movimentado, número de entregas ou peso expedido, pois essas despesas não acompanham apenas a distância percorrida.

Custo por km não é custo por entrega na carga fracionada

Na carga fracionada, o mesmo veículo pode atender muitos clientes em uma rota. Portanto, cobrar apenas o custo por quilômetro não resolve a operação, porque coleta, descarga, conferência, espera e restrição urbana também consomem recursos.

O custo por entrega começa pelo custo total da rota. Some os quilômetros previstos, pedágios, tempo de motorista, ajudante quando houver, despesas de coleta e entrega, além dos custos de pátio e manuseio.

Depois, distribua esse custo entre as entregas com um critério operacional. Pode ser por peso, cubagem, número de volumes, ocupação do veículo, quantidade de paradas ou uma combinação desses fatores.

Uma rota curta com muitas entregas pode custar mais por conhecimento ou por volume do que uma viagem longa com uma única descarga. É justamente nesse ponto que uma tabela simplificada costuma gerar prejuízo em clientes que parecem movimentar bastante carga.

Como sair do custo e chegar ao preço de venda

A metodologia de custos da NTC e Logística é uma referência setorial útil para organizar itens, acompanhar insumos e revisar parâmetros. Use-a como consulta, mas monte o cálculo com os dados da sua frota, da sua região e do perfil de carga atendido.

Depois de apurar o custo completo, siga esta sequência:

1. Calcule o custo do veículo por km, incluindo fixos e variáveis.
2. Rateie administração, galpão e operação de apoio.
3. Calcule o custo específico da rota e das entregas.
4. Inclua impostos incidentes sobre a receita, quando aplicáveis.
5. Defina a margem mínima desejada.
6. Estabeleça o preço mínimo de negociação antes de enviar a cotação.

Se a margem for definida como percentual do preço de venda, a fórmula é:

preço de venda = custo total ÷ (1 menos margem desejada)

Leitura complementar: Peso cubado ou peso real na cotação.

Por exemplo, um custo total de R$ 1.000 com margem desejada de 15% exige preço de R$ 1.176,47. Cobrar R$ 1.150 não significa margem de 15%, porque a margem deve ser calculada sobre a venda, não apenas adicionada ao custo.

O ponto de recusa é o menor valor que cobre custo, tributos e a contribuição mínima definida pela empresa. Abaixo dele, só aceite a operação se houver uma razão registrada, como completar rota já confirmada, evitar retorno vazio ou atender contrato estratégico. Mesmo nesses casos, acompanhe o resultado separado para não transformar exceção em tabela.

Como montar e manter a planilha sem perder tempo

A primeira versão da planilha exige levantamento de documentos, notas, apólices, folha de pagamento, manutenção, abastecimentos e quilometragem. Reserve um período específico para reunir os dados e não tente preencher tudo pela memória.

Mantenha uma aba por veículo e outra para custos compartilhados. Atualize combustível e pedágios sempre que houver mudança relevante, além de revisar pneus, manutenção, seguro, salários e despesas administrativas periodicamente.

Os erros mais frequentes são usar quilometragem otimista, esquecer o retorno vazio, misturar parcela de financiamento com depreciação, ignorar encargos do motorista e deixar o galpão fora do rateio. A correção é simples, mas exige rotina: registrar o realizado, comparar com o previsto e ajustar a tabela antes de renovar preços.

Conclusão

Saber se a transportadora cobra acima ou abaixo do custo real depende de enxergar o veículo, a estrutura e a entrega como partes da mesma conta. O custo por quilômetro é a base, mas o preço correto da carga fracionada precisa considerar rota, paradas, volumes, tempo de operação e margem mínima.

O Romaneo ajuda a aplicar essa lógica na rotina de cotação pelo WhatsApp e na conferência volume a volume antes da saída do caminhão. Para conhecer o fluxo e avaliar a aderência à sua operação, peça uma demonstração.

Este conteúdo é assinado por Jimenez Julien, editor do Romaneo.